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新闻中心
组织公司搬家 需要注意什么 怎么协调 ?
日期:2020-3-31 9:50:48    阅读:
公司的搬迁对于企业来说意义重大,意味着公司要往更大、更好的方向发展。然而只有经历过、组织过公司搬家的小伙伴们(一般是行政小伙伴们负责)才知道这不仅是一项体力活,更是一项脑力活,因为涉及到办公位置选择、装修事宜、人员调配、物资运输等等事情,复杂程度可想而知。这么重大的事情,应该需要注意哪些呢?今天小in和大家一起来聊一下!一、搬家准备工作搬家是一项繁杂又琐碎的事,提前做好充分的准备,才能在搬家的过程中避免物品丢失、财务损坏、进出场不顺利等等麻烦。1、找一家靠谱的搬家公司首先在确定需要搬家后,选好新的办公地点后,以及确定搬家时间后,在正式搬家前1-2周就应该确定好搬家公司。除非是几个人的小型办公室搬迁,没有什么办公物品,一车连人带东西就能全部搞定,一般大办公室远距离搬家,找一家靠谱的搬家公司一起来制定搬家计划,更能省心省力省时间!
那么如何选择一家靠谱的搬家公司?(1)选一家口碑好、大品牌的搬家公司在不知道哪家好的情况下,尽量找大品牌的搬家公司,可以同时找个两三家进行比较,让他们派人上门进行报价,或者出一下搬迁方案,考虑一下这些搬家公司是否有这方面搬迁经验,斟酌一番再决定选择哪一家。(2)身边行政、hr同事推荐一般行政相关人员都会有自己的一些社群,可以通过别的行政推荐来选择,因为搬家这件事相对来说频率会高,而且时效性强,使用过一次服务后基本能看出这家搬家公司靠不靠谱,如果有使用过某加搬家公司后且认为服务不错的情况下被推荐是值得参考的。(3)看搬家公司人员素质通过搬家公司人员上门报价也能看出一些端倪,如果人员素质不高,那么之后搬家过程遇到的问题可能会多。(4)是否能满足你的各种需求这里小in要提醒一下,除了考虑搬家公司是否正规化,还要了解清楚搬家公司的车辆和人手是否够使用,比如所有物品搬运需要几辆车以及什么车,这点是非常重要的,避免因装车不合理而带来的额外损失。在和搬家人员沟通的时候,看他们能不能满足你提的各种需求,可以结合他们以往的案例,挑选出诚信可靠的,而不是价格最便宜的——因为最便宜的价格,往往会付出更大代价。2、行政需提前准备好的相关工作(1)行政小伙伴一般会在搬家前先到新办公楼勘察,此时需要按照领导指示来规划员工们新办公楼的部门办公区域及工位安排(行政部确定部门区域,具体工位安排可根据部门内部协商),确定好后开始制定工牌;(2)确定大件物品在新办公楼中的摆放位置,在平面图上做好相关的记号;(3)收集好所有新办公楼的钥匙(包括门钥匙、抽屉钥匙、柜子钥匙等),贴好标签,以防之后会弄乱;(4)分别和新旧办公地址的物业联系,告知搬家时间,需要办理出入证的则提前办理;(5)提前安装好新办公区的电话和网络问题。尽早测试,检测时需要将每个接口都检测到,网络要保证有线无线连接都能够使用,有问题能够在搬家前解决,以便搬家后第一时间员工能正常工作;(6)做好各个环节中的突发事件的预案工作,如产品损坏,人员受伤等等,防微杜渐;(7)确定新办公空间里的大件办公用品及绿植、保洁等是租还是买。一般会根据公司规模来定,越是大公司,在资金十分充足的情况下,购买是比较合适的;一般普通公司及小型公司,我们推荐大家用租赁的方式,租赁的好处是量少也可以,例如一台电脑、一台打印机等都可以租赁,比较灵活,而且有专人维修,保养,不用花费太多心思在这项工作上面,而且可以随时退租,不用考虑太多成本压力。3、及时告知员工通知员工搬家相关事宜计划确定了以后,就要告知员工了~可以在搬迁前几周给员工发送邮件,让员工对搬家流程及陌生的办公区域有一个了解。行政需要在这个时间段准备装修指南:联系每个部门的部门助理,通过邮件等方式确定每个部门分别需要几个打包箱、几卷胶卷等一些常用搬家物品,以及提醒员工提前处理不需要的物品,尽量减少需要搬家的东西。包括什么时间领取包装箱等相关提示,告知搬家时搬家公司负责打包的项目说明、员工需自行打包的说明及搬家工作小组联系方式。把搬家的流程都写清楚了,更能保障后续工作有条不紊的进行!二、 搬家当天工作前期的所有准备工作都是为了搬家这一天,这是最关键的一环,行政小伙伴们需要关注到每个细节,面面俱到,才能保证搬迁工作的顺利完成。物资圆满到齐,员工顺利找到自己的位置,如期完成搬家,尽快入驻上班。搬家当天最容易出现问题的地方是物品的丢失,如果没有提前把控好搬家的规划与流程,物品丢失将是一件大概率会发生的事。为了避免损失,搬家过程中需要注意以下几点:1、一定要做好全程监督的工作:无论搬家公司多么可靠,这项工作还是需要公司有人亲自监督、例如每个搬家车都要跟着固定的负责人等。2、每个部门旧址和新区都要安排负责人:在老办公区的负责人,需要协助行政人员确认好搬家所有的物品数量和现场协调;新办公区的负责人,随时和搬家公司联系,对接所有新区事宜,在指定的区域等待所有物品,确认数量以及检查是否损坏等,有问题及时和老办公区或者行政人员联系。3、所有物品按照部门划分:每个部门负责搬家的主要同事记住自己部门打包了多少箱子的物品,例如市场部有50箱需要搬家公司搬运的东西,那么尽量保证他们装在一个车上,搬家的车子需要在特定时间节点装车、指定位置下放物品、安排专人指定位置对接,缺一不可。4、关于电脑等贵重办公用品搬运:如果是笔记本电脑,尽量让大家自行带走,但是有的像设计师,每个人都有两个台式显示屏,自己搬不走的情况下需要封箱搬运,那么应该如何去做:(1)需要跟搬家公司签订保额协议(例如电脑屏幕问题,在装箱之前是好好的,但是到达新的办公地址开箱检查的时候是坏的,那这个时候后果应该由装修公司承担);(2)将所有易碎易坏等物资放在一起:在这些物品包装箱上写上“小心、勿压、轻放”等字样,这样做的好处是搬家公司员工在装卸载时会格外小心,不会很粗鲁的对待;三、搬家结尾工作1、分定金+尾款的方式付款给搬家公司一般我们不建议一次性给搬家公司付清所有费用,而是按照节点来付款:一般前期保障金交10%、搬家结束当天交款50%、搬家结束后3天,等待相关人员确定不丢失物品后付尾款的30%-40%,这么做的好处是出现问题不会太被动。2、入驻活动举办类似于一些暖房趴的暖心小活动可以让员工尽快融入其中,因为搬家或多或少会让同事们内心有些不习惯,不管是周遭的环境也好还是位置等等,暖房的活动能够带动大家情绪,也从侧面展示公司文化。3、办公室位置相关工作调整及时更新公司网站、招聘地址修改、位置更新等。搬家是个技术活!一定要细心细心再细心哦!


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